Eine immer noch gängige Lösung für ausgemusterte IT- und Mobilgeräte heißt: ab in den Schredder. Gerade dann, wenn es um das Thema Datensicherheit geht. Es stimmt – die Zerstückelung von Tausenden Laptops, Tablets, PCs oder Smartphones gibt Unternehmen die Sicherheit, dass sensible Daten nahezu hundertprozentig vernichtet sind. Doch sie verhindert mögliche Erlöse und verhagelt die CO2-Bilanz. Das lässt sich ändern mit IT-Refurbishing, also der professionellen Aufbereitung und dem Wiederverkauf der Hardware. Auch das ist datensicher. Vorausgesetzt, man wählt einen zertifizierten und bewährten Partner wie den inklusiven IT-Refurbisher AfB social & green IT.
Nach der aktuellen bitkom-Studie* „Klimaeffekte der Digitalisierung 2.0“ wird die Herstellung und Nutzung von IT-Geräten im Jahr 2030 zwischen 6 und 11 Millionen Tonnen CO2-Äquivalente betragen. Praktisch jedes Unternehmen befüllt diesen CO2-Rucksack regelmäßig durch den Kauf oder das Leasing neuer Hardware. Anschließend muss es die Emissionen der aussortierten Geräte mühsam wieder loswerden. Denn das Schreddern zerstört zwar die Daten, es spart aber keine Klimagase ein. Eine bessere Lösung lautet, das Leben der IT-Geräte durch Refurbishing zu verlängern und den CO2-Ausstoß im Vergleich zu neu produzierter Hardware nachweislich zu senken.
Das Argument, das in Industrie, Kritischer Infrastruktur, Finanzwelt, Gesundheitswesen und anderen Bereichen oft gegen IT-Refurbishing ins Feld geführt wird, ist Datensicherheit. Klar, je mehr digitalisiert wird, je mehr KI zum Einsatz kommt, desto mehr Daten entstehen. Das Datenhandling bei diesem Fortschrittstempo unter Kontrolle zu halten und Rechtssicherheit zu schaffen, ist für Verantwortliche nicht leicht. Deshalb ist das hohe Sicherheitsbedürfnis von Unternehmen und Organisationen, gerade in sensiblen Branchen, absolut richtig. Gleichzeitig kann professionelles Refurbishing genauso datensicher sein wie Schreddern. Warum hält sich das Vorurteil dann so hartnäckig?
Sichtbare Zerstörung versus unsichtbare Löschung
Eine geschredderte Festplatte ist im Prinzip für jeden Menschen sichtbar und fühlbar auf ewig zerstört. Eine gelöschte und weiterverkaufte Festplatte könnte theoretisch noch versteckte Daten enthalten, wenn die Löschung nicht korrekt durchgeführt wurde. Das lässt sich von außen weder sehen noch fühlen. Sprich, dort liegt ein potenzielles Sicherheitsrisiko, das auch ein IT-Verantwortlicher nicht beurteilen und erst recht nicht kontrollieren kann. Dieses Sicherheitsrisiko so zu eliminieren und zu dokumentieren, dass es einer materiellen Zerstörung gleichkommt, ist die Kunst einer datensicheren Wiederaufbereitung.
Drei wichtige Punkte für sicher gelöschte Daten
Das heißt: Für ein datensicheres Refurbishing braucht es als erstes einen Löschvorgang, der erwiesenermaßen sämtliche Daten aus den Speichermedien entfernt. Als zweites braucht es einen lückenlos nachvollziehbaren Prozess, der die Geräte sicher vom Unternehmensstandort bis zur Löschung in den Räumen des Refurbishers bringt. Und als drittes braucht es einen Weg, nicht löschbare Datenträger absolut zuverlässig auszusortieren und zu vernichten. Anhand dieser drei Punkte können Unternehmen einen IT-Refurbisher systematisch auf Datensicherheit abklopfen.
Worauf IT-Verantwortliche und Datenschutzbeauftragte konkret achten sollten, zeigt der Einblick in die Prozesskette des IT-Unternehmens AfB social & green IT. Der zertifizierte Refurbisher ist seit mehr als zwei Jahrzehnten am Markt, europaweit an 20 Standorten vertreten und einer der wenigen autorisierten Microsoft-Refurbisher in Deutschland. Zu den Partnern, die dem Refurbishment und der Datensicherheit von AfB vertrauen, zählen globale Größen wie Siemens, Schaeffler, die Telekom oder Pfizer. Um das zu erreichen, hat AfB seine Prozesse konsequent mit dem Fokus auf Sicherheit aufgebaut und verbessert sie kontinuierlich weiter.
IT-Transport mit eigener Logistik
Ein wichtiger Teil davon ist die unternehmenseigene Logistik: Der Dienstleister arbeitet nicht mit Subunternehmen, sondern betreibt einen eigenen Fuhrpark mit festangestellten Fahrern. Für einen IT-Sicherheitstransport werden abschließbare Rollgitterwagen in das Partnerunternehmen gebracht und dort mit den aussortierten Geräten befüllt. Bei der Abholung verplomben die Fahrer die Wagen mit einer Nummerierung und bringen sie anschließend in geschlossenen Fahrzeugen mit Hartverkleidung direkt an das Hallentor des AfB-Standorts. Dort werden die Rollwagen entladen und sofort hinter einen gesicherten Zugang gebracht.
Erst in diesem Sicherheitsbereich öffnen die Mitarbeitenden die verplombten Wagen unter Videoaufzeichnung, markieren jedes Gerät einzeln und erfassen es im digitalen Trackingsystem. Damit lässt sich der Weg eines Geräts von der Abholung bis zum Verkauf lückenlos durch den gesamten Wiederaufbereitungsprozess verfolgen.
International zertifizierte Lösch-Software
Zentrales Element der Datensicherheit ist der Löschvorgang. AfB nutzt dafür die nach internationalen Standards anerkannte Software Blancco. Für jeden Datenträger wird ein eigener Datenvernichtungsnachweis ausgestellt. Speicher, bei denen auch nur ein Bruchteil der Daten nicht löschbar ist, werden komplett aus dem Prozess genommen und direkt vor Ort nach regelkonformen Verfahren geschreddert. Zur Absicherung der Prozesskette und zum Nachweis gegenüber seinen Partnern ist AfB sowohl TÜV-geprüft als auch ISO-zertifiziert im Qualitätsmanagement (ISO 9001), Umweltmanagement (ISO 14001) sowie im Informationssicherheitsmanagement (ISO/IEC 27001). Zusätzlich ist der IT-Dienstleister staatlich anerkannter Entsorgungsfachbetrieb.
Ökologisch, sozial und betriebswirtschaftlich sinnvoll
Die Schaeffler-Gruppe aus Herzogenaurach vertraut seit 17 Jahren auf diesen Prozess. Für Schaeffler-CIO Marc Votteler ein Zeichen, dass die Partnerschaft mit dem IT-Unternehmen funktioniert: „Die Wiederaufbereitung von IT-Geräten mit AfB ist für uns nicht nur eine praktische Lösung, sondern eine unverzichtbare Maßnahme. Denn sie ist ökologisch, sozial und wirtschaftlich sinnvoll.“ Über den ökologischen Impact des Refurbishings stellt AfB allen Partnern individuelle, wissenschaftlich fundierte Wirkungsurkunden aus, mit detaillierten Zahlen zu den abgegebenen Geräten, eingesparten CO2-Emissionen, Rohstoffen, Wasser, Energie und weiteren Fakten. Als Inklusionsunternehmen, dessen Team fast zur Hälfte aus Menschen mit Beeinträchtigungen besteht, hat AfB außerdem die soziale Wirkung seiner Jobs extern untersuchen und wissenschaftlich bestätigen lassen. Die positiven Effekte der Inklusion am ersten Arbeitsmarkt werden den Partnerunternehmen ebenfalls nachgewiesen.
Das Fazit: IT-Refurbishing mit einem zuverlässigen Partner ist ebenso sicher wie die Vernichtung der Datenträger. Aber Refurbishing liefert Unternehmen im Gegensatz zum Schreddern nachweislich Mehrwerte. Die verantwortungsvolle Entscheidung für Datenschutz kann damit auch eine verantwortungsvolle Entscheidung für Nachhaltigkeit sein.
*Studie von bitkom und accenture: Klimaeffekte der Digitalisierung 2.0, Studie zur Abschätzung des Beitrags digitaler Technologien zum Klimaschutz in Deutschland